CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
I. MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG
Mục tiêu: Chính sách này được thiết lập nhằm đảm bảo các dự án được thực hiện đúng thời hạn, ngân sách và đạt chất lượng đã cam kết thông qua việc quản lý chặt chẽ PHẠM VI CÔNG VIỆC (Scope of Work - SOW) đã thỏa thuận.
Nguyên tắc cốt lõi:
- Minh bạch: Mọi thay đổi về phạm vi đều phải được ghi nhận, đánh giá và phê duyệt bằng văn bản.
- Hiệu quả Kinh tế: Mọi yêu cầu mở rộng phạm vi đều phải được tính toán chi phí và thời gian bổ sung tương xứng.
- Bảo vệ Chất lượng: Tránh tình trạng mở rộng phạm vi gây ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm cuối cùng và deadline chung của dự án.
II. ĐỊNH NGHĨA PHẠM VI DỰ ÁN VÀ SỰ THAY ĐỔI
1. PHẠM VI DỰ ÁN (Scope of Work - SOW)
PHẠM VI DỰ ÁN là toàn bộ các sản phẩm, dịch vụ, sản phẩm bàn giao, số lượng chỉnh sửa, và thời gian thực hiện được mô tả chi tiết và được ký kết trong văn bản Đề xuất Dịch vụ (Proposal) hoặc Hợp đồng Dịch vụ giữa FEELING MEDIA và Khách hàng.
2. THAY ĐỔI PHẠM VI (Scope Change / Scope Creep)
Là bất kỳ yêu cầu, chỉnh sửa, hoặc bổ sung nào mà:
- Không được nêu rõ trong Scope of Work (SOW) ban đầu.
- Yêu cầu thêm tài nguyên, thời gian, hoặc chuyên môn ngoài những gì đã được FEELING MEDIA định giá và cam kết.
Ví dụ về Thay đổi Phạm vi:
- Yêu cầu thêm phiên bản sản phẩm (ví dụ: thêm phiên bản ngôn ngữ, thêm kích thước video).
- Yêu cầu chỉnh sửa vượt quá số lần đã thỏa thuận (ví dụ: Hợp đồng cho 3 lần sửa, Khách hàng yêu cầu lần thứ 4).
- Thay đổi hoàn toàn hướng đi sáng tạo sau khi đã phê duyệt giai đoạn concept/thiết kế.
- Yêu cầu FEELING MEDIA cung cấp thêm dịch vụ ngoài cam kết (ví dụ: Hỗ trợ triển khai quảng cáo khi hợp đồng chỉ là sản xuất nội dung).
III. QUY TRÌNH YÊU CẦU THAY ĐỔI PHẠM VI (CHANGE REQUEST PROCEDURE)
Mọi yêu cầu Thay đổi Phạm vi phải tuân thủ quy trình chính thức sau:
1. GỬI YÊU CẦU THAY ĐỔI (Change Request Submission)
- Khách hàng phải gửi yêu cầu chính thức bằng văn bản (email) tới Quản lý Dự án (Project Manager) của FEELING MEDIA.
- Yêu cầu phải mô tả rõ ràng nội dung cần thay đổi và lý do.
2. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG (Impact Assessment)
- Trong vòng [2 - 3 Ngày làm việc] kể từ khi nhận được yêu cầu, FEELING MEDIA sẽ đánh giá tác động của sự thay đổi đối với:
- Ngân sách: Chi phí bổ sung.
- Thời gian: Thời gian hoàn thành dự án mới.
- Tài nguyên: Nhu cầu về nhân lực hoặc công cụ mới.
3. ĐỀ XUẤT THAY ĐỔI (Change Proposal)
- FEELING MEDIA sẽ gửi lại cho Khách hàng một văn bản Đề xuất Thay đổi Phạm vi (Change Proposal), bao gồm:
- Nội dung thay đổi chi tiết.
- Tổng chi phí bổ sung (nếu có).
- Thời hạn bàn giao mới (nếu có).
4. PHÊ DUYỆT & THỰC HIỆN (Approval and Implementation)
- Yêu cầu Thay đổi chỉ được coi là có hiệu lực khi Khách hàng ký xác nhận (hoặc gửi email phê duyệt chính thức) Đề xuất Thay đổi Phạm vi.
- Việc thực hiện sự thay đổi sẽ chỉ bắt đầu khi FEELING MEDIA đã nhận được khoản thanh toán cho Chi phí Bổ sung (nếu có) theo thỏa thuận.
- Mọi công việc liên quan đến Thay đổi Phạm vi mà chưa được phê duyệt sẽ không được FEELING MEDIA thực hiện.
IV. BIỂU PHÍ BỔ SUNG (ADDITIONAL CHARGES)
Để đảm bảo tính kinh tế và công bằng, các Thay đổi Phạm vi sẽ được tính phí bổ sung như sau:
1. THAY ĐỔI CÓ THỂ ĐỊNH LƯỢNG (Quantifiable Changes)
- Áp dụng cho các thay đổi có thể đo lường được (ví dụ: thêm 1 video, thêm 5 bài viết).
- Chi phí được tính bằng mức giá đơn vị tiêu chuẩn của FEELING MEDIA hoặc theo báo giá cụ thể.
2. THAY ĐỔI KHÔNG ĐỊNH LƯỢNG (Non-Quantifiable Changes / Phí Giờ Công)
- Áp dụng cho các thay đổi về chỉnh sửa vượt mức, thay đổi đột ngột định hướng dự án, hoặc các công việc không có giá đơn vị cố định.
- Chi phí sẽ được tính dựa trên Giờ công lao động (Man-hour) với mức phí tiêu chuẩn của FEELING MEDIA là: [Mức phí VNĐ] / Giờ (tính theo Giờ công của Chuyên viên hoặc Giám đốc Sáng tạo, tùy thuộc vào yêu cầu).
Lưu ý: Việc áp dụng Chính sách này là điều kiện tiên quyết để FEELING MEDIA duy trì chất lượng dịch vụ và quản lý dự án một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
