Thời lượng quay chụp sự kiện: Nên thuê ekip bao lâu?

Một trong những câu hỏi doanh nghiệp thường gặp trước ngày tổ chức chương trình là thời lượng quay chụp sự kiện nên kéo dài bao lâu. Có chương trình chỉ cần ekip có mặt vài giờ để ghi lại phần chính, nhưng cũng có sự kiện cần theo sát từ lúc chuẩn bị, đón khách, sân khấu, giao lưu cho đến khoảnh khắc kết thúc.

Nếu chọn thời lượng quá ngắn, ekip có thể bỏ lỡ những phần quan trọng hoặc phải làm việc trong trạng thái liên tục chạy theo lịch trình. Ngược lại, nếu đặt thời gian dài hơn nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí mà lượng tư liệu tăng không đáng kể. Cách tốt hơn là tính thời lượng dựa trên cấu trúc chương trình và mục đích sử dụng hình ảnh sau sự kiện.

Hình ảnh thực tế tại sự kiện 70mai do FEELING MEDIA ghi nhận.

Vì sao thời lượng quay chụp sự kiện cần được chốt trước?

Thời gian ekip có mặt ảnh hưởng trực tiếp đến số lớp nội dung có thể ghi nhận. Nếu doanh nghiệp chỉ yêu cầu quay phần sân khấu chính, thời lượng có thể ngắn hơn nhiều so với trường hợp cần cả khâu chuẩn bị, check-in, hoạt động trải nghiệm, giao lưu và ảnh tập thể cuối chương trình.

Việc xác định trước cũng giúp photographer và videographer biết cần đến sớm bao lâu, khi nào nên ưu tiên góc rộng, khi nào cần di chuyển sang khu vực khác và phần nào có thể giảm bớt thời gian ghi hình.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phạm vi triển khai tại trang quay chụp sự kiện của FEELING MEDIA để hình dung rõ hơn cách các hạng mục được tổ chức theo từng chương trình.

Những yếu tố quyết định ekip cần có mặt bao lâu

1. Tổng thời gian chương trình

Đây là yếu tố cơ bản nhất nhưng chưa phải yếu tố duy nhất. Một chương trình kéo dài ba giờ chưa chắc chỉ cần ekip đúng ba giờ, vì còn thời gian chuẩn bị, kiểm tra ánh sáng, khảo sát góc chụp và ghi nhận không gian trước khi khách xuất hiện.

2. Số khu vực hoạt động

Nếu tất cả nội dung diễn ra tại một sân khấu, việc triển khai tương đối tập trung. Nhưng khi sự kiện có khu check-in, khu trưng bày, sân khấu chính, khu trải nghiệm và tiệc tối, ekip cần thêm thời gian để di chuyển và ghi nhận đủ từng khu vực.

3. Số khoảnh khắc bắt buộc phải có

Những chương trình có ký kết, trao giải, phát biểu, ra mắt sản phẩm hoặc nghi thức quan trọng cần ekip bám sát lịch trình hơn. Đây là các khoảnh khắc chỉ diễn ra một lần và khó có thể ghi lại nếu bỏ lỡ.

4. Sản phẩm doanh nghiệp muốn nhận sau sự kiện

Nếu doanh nghiệp cần cả ảnh, video highlight, video ngắn hoặc tư liệu dọc cho social media, ekip sẽ cần ghi hình đa dạng hơn. Vì vậy, thời lượng không nên chỉ được tính dựa trên giờ bắt đầu và kết thúc chương trình mà còn dựa trên lượng nội dung cần tạo ra.

Sự kiện ngắn: Khi nào vài giờ là đủ?

Các chương trình ngắn, ít khu vực và có lịch trình tương đối tập trung có thể triển khai với thời lượng ekip chỉ vài giờ. Ví dụ thường gặp là lễ khai trương nhỏ, workshop, buổi ký kết, họp báo ngắn hoặc một phiên hội thảo riêng lẻ.

• Chương trình chỉ có một sân khấu hoặc một khu vực chính.
• Không có quá nhiều phần chuyển cảnh giữa nhiều địa điểm.
• Số nhân vật chính và khoảnh khắc bắt buộc tương đối ít.
• Doanh nghiệp chủ yếu cần bộ ảnh và video recap ngắn.
• Không cần theo sát toàn bộ quá trình chuẩn bị hoặc tiệc sau chương trình.

Ngay cả với sự kiện ngắn, nên để ekip đến trước giờ bắt đầu đủ sớm để kiểm tra không gian và bố trí góc máy. Đây là khoảng thời gian giúp giảm rủi ro phải xử lý vội khi khách đã bắt đầu xuất hiện.

Thời gian triển khai cần bao gồm cả phần chuẩn bị và các khoảnh khắc chính.

Khi nào nên chọn ekip theo nửa ngày?

Nửa ngày phù hợp với nhiều sự kiện doanh nghiệp có cấu trúc tương đối đầy đủ: đón khách, phát biểu, hoạt động chính, giao lưu và kết thúc. Khoảng thời gian rộng hơn giúp ekip không phải tập trung toàn bộ tư liệu vào một vài phút cao điểm.

Đây cũng là lựa chọn hợp lý khi doanh nghiệp muốn có cả góc tổng, chi tiết thương hiệu, khách tham dự và một số cảnh hậu trường. Khi có đủ thời gian, photographer và videographer có thể chủ động thay đổi vị trí và tạo ra bộ tư liệu đa dạng hơn.

Nếu chương trình cần kết hợp thêm các hạng mục khác, doanh nghiệp có thể tham khảo tổng thể tại trang dịch vụ truyền thông sự kiện để bố trí thời gian giữa quay chụp, livestream và các hoạt động liên quan.

Sự kiện cả ngày: Khi nào cần ekip bám xuyên suốt?

Hội nghị lớn, lễ ra mắt sản phẩm, Partner Night, chương trình khách hàng hoặc sự kiện có nhiều phiên thường cần ekip theo sát lâu hơn. Lý do không chỉ là chương trình kéo dài mà còn vì nội dung thay đổi theo từng khung giờ.

Buổi sáng có thể là check-in và hội thảo, buổi chiều chuyển sang trải nghiệm hoặc hoạt động thương hiệu, trong khi buổi tối lại có tiệc, trao giải hoặc giao lưu. Nếu chỉ ghi một phần, doanh nghiệp có thể thiếu tư liệu để kể lại toàn bộ hành trình của chương trình.

Sự kiện có nhiều phần nội dung cần ekip bám theo đúng tiến trình thực tế.

Bảng tham khảo nhanh để chọn thời lượng

5 thông tin nên gửi ekip trước khi chốt thời gian

1. Timeline chương trình: giờ setup, đón khách, bắt đầu, các phần chính và kết thúc.
2. Danh sách khu vực: sân khấu, check-in, booth, khu trải nghiệm, tiệc hoặc khu vực khác.
3. Khoảnh khắc bắt buộc: phát biểu, ký kết, trao giải, ra mắt sản phẩm, ảnh tập thể.
4. Sản phẩm mong muốn: bộ ảnh, video recap, video dọc hoặc footage bổ sung.
5. Kênh sử dụng: website, social media, PR, truyền thông nội bộ hoặc lưu trữ.

Nếu chương trình có nhu cầu phát trực tiếp, thời lượng quay chụp cũng nên được phối hợp với kế hoạch livestream sự kiện để tránh các ekip hoạt động tách rời nhau.

Một timeline rõ giúp ekip chủ động ghi nhận đủ các lớp nội dung của sự kiện.

Có cần thuê ekip lâu hơn để lấy thêm nhiều ảnh không?

Không nên kéo dài thời gian chỉ để tăng số lượng file. Mục tiêu quan trọng hơn là bộ tư liệu có đủ những nhóm hình thực sự cần thiết. Một chương trình được brief rõ có thể tạo ra bộ ảnh tốt trong thời lượng hợp lý, trong khi ekip có mặt rất lâu nhưng thiếu định hướng vẫn có thể thu về nhiều ảnh lặp.

Nếu doanh nghiệp muốn tạo thêm trải nghiệm tại sự kiện, có thể cân nhắc các hạng mục như Booth Video 360. Khi đó timeline cũng cần dành khoảng thời gian để ghi nhận hoạt động của khách tại khu vực này.

Câu hỏi thường gặp

Ekip có cần đến trước giờ sự kiện không?

Nên có khoảng thời gian chuẩn bị trước khi khách xuất hiện để ekip khảo sát không gian, kiểm tra ánh sáng, thử góc máy và thống nhất lại những khoảnh khắc ưu tiên.

Sự kiện ba giờ có nên thuê ekip đúng ba giờ?

Không nên mặc định như vậy. Nếu cần ảnh setup, check-in hoặc phần sau chương trình, thời gian thực tế ekip cần có mặt sẽ dài hơn thời lượng sân khấu chính.

Nếu chương trình bị trễ timeline thì xử lý thế nào?

Nên trao đổi trước về khoảng dự phòng và cách xử lý nếu chương trình kéo dài. Điều này giúp hai bên chủ động hơn thay vì phát sinh vào phút cuối.

Có thể chỉ thuê ekip quay phần quan trọng nhất không?

Có thể nếu mục tiêu tư liệu rõ ràng. Tuy nhiên doanh nghiệp nên cân nhắc liệu những phần trước và sau có cần cho bài recap hoặc truyền thông thương hiệu hay không.

Làm sao biết nên chọn thời lượng nào?

Cách đơn giản nhất là gửi timeline, danh sách hoạt động và sản phẩm mong muốn cho ekip. Từ đó có thể xác định khoảng thời gian phù hợp hơn thay vì chọn theo cảm tính.

Kết luận

Thời lượng quay chụp sự kiện không nên được chọn chỉ dựa trên số giờ chương trình. Doanh nghiệp cần tính thêm thời gian chuẩn bị, số khu vực hoạt động, các khoảnh khắc bắt buộc và lượng tư liệu muốn sử dụng sau sự kiện.

Chương trình ngắn có thể chỉ cần ekip trong vài giờ, sự kiện có nhiều hoạt động thường phù hợp với nửa ngày, còn hội nghị hoặc Partner Night nhiều phiên nên cân nhắc phương án bám xuyên suốt. Khi timeline được gửi rõ từ đầu, ekip có thể đề xuất thời lượng sát nhu cầu hơn và hạn chế phát sinh không cần thiết.